MAKALAH ADMISTRASI PERKARA PERADILAN AGAMA - Karya ILmiah

BAB II

PEMBAHASAN

1.  Pengertian Administrasi

Kata “administrasi”   berasal dari kata bahasa latin “ad” yang berarti “intensif”, dan kata “ministrare” yang berarti: melayani, membantu, memenuhi. Jadi kata  “administrasi”  dalam  arti  bahasa  berarti “  melayani  dan  membantu  secara  intensif”. (Lembaga  Administrasi Negara, RP, 1988, Admninistrasi Manajemen dan Organisasi).  Di negeri kita kata “administrasi” mempunyai dua pengertian yang berbeda. Yakni pengertian yang diwarisi dari bahasa Belanda dan pengertian yang  diwarisi dari bahasa Inggris. Dalam bahasa Belanda kata  “administratie” mempunyai pengertian yang sempit, yang hanya mencakup pengertian tata usaha kantor sepertimencatat, mengetik, menggandakan dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris, kata “administrationi”  mempunyai  pengertian: “proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang ditentukan”. Dengan demikian pengertian “administrasi” yang ke dua ini mempunyai cakupan yang lebih luas dari pengertian yang pertama yang berasal dari bahasa Belanda.

Dalam dunia peradilan, dikenal dua bentuk administrasi, yakni administrasi umum yang biasa  disebut  bidang keseketariatan,  dan administrasi perkara  yang biasa  disebut bidang kepaniteraan. Bidang  kesekretariatan  mencakup  administrasi perkantoran  secara  umum,  yang antara  lain meliputi administrasi kepegawaian,  persuratan, keuangan dan lain-lain yang tidak   berkaitan   dengan   penerimaan   dan   penyelesaian   perkara.   Pelaksana   dan penanggungjawab bidang ini adalah Sekretaris pengadilan, dibantu oleh Wakil Sekretaris, dan kepala-kepala sub.(vide: pasal 43 UU.No.7 Tahun 1989). Sedangkan  yang  dimaksud  dengan  administrasi  perkara  yang  masuk  bidang kepaniteraan adalah: seluruh proses penyelenggaraan yang teratur dalam melakukakan perencanaan,  pelaksanaan  dan  pengawasan  dalam  bidang pengelolaan  kepaniteraan perkara yang menjadi bagian tugas pengadilan‟. Pelaksana dan penanggungjawab bidang ini adalah Panitera yang dibandtu oleh Wakil Panitera, Panitera Muda,Panitera Pengganti, Jurusita dan Jurusita Pengganti (vide: pasal 26 UU. No.7 Tahun 1989). Berdasarkan ketentuan perundang-undang, ada tiga tugas pokok Panitera:

1. pelaksana administrasi perkara (pasal 101 UU.No.7 Tahun 1989).
2. pendamping hakim di persidangan(pasal 97 UU.No.7 Tahun 1989).
3. .pelaksana putusan pengadilan dan tugas kejurusitaan (ps.98 UU.No.7 Tahun 1989).

Berdasar pasal 5 UU.No.  7 Tahun  1989 yang telah diubah dan ditambah dengan UU.No.  3 Tahun  2006,  pembinaan tehnis  pengadilan dilakukan oleh Mahkamah Agung. Dengan diberlakukannya Keputusan Presiden R.I. No. 21 Tahun 2004 tentang„Pengalihan Organisasi, Administrasi dan Finansial di Lingkungan Peradilan Umum dan Peradilan Tata Usaha Negara, dan Peradilan Agama ke Mahkamah Agung‟ pasal 2 ayat (2) jo. pasal 13 ayat (1)  Undang-Undang  Nomor 4  Tahun 2004  tentang  Kekuasaan  Kehakiman, sebagaimana disebut di atas, maka sejak tanggal 30 Juni 2004 bukan hanya pembinaan tehnis  pengadilan  saja  yang  menjadi tanggung  jawab  Mahkamah  Agung,  tetapi juga pembinaan finansial, administrasi dan organisasi (FAO) dari badan peradilan agama.

2. Dasar Hukum Tugas Kepaniteraan

Tugas dan tanggung jawab kepaniteraan diatur dalam beberapa pasal perundangundangan sebagai berikut:

• Undang-Undang No.4 Tahun 2004 tentang Kekuasaan Kehakman pasal 17 (2), pasal 29    (4, 5 dan 6).
•  Undang-Undang No. 7 Tahun 1989 pasal 26, pasal 84, pasal 96 s.d. pasal 101.
• Rbg. pasal 197 dan pasal 198/ HIR pasal 186.
• PP.No.9 Tahun 1975 pasal 26, 27 dan pasal 28.

3. Pola Bindalmin

Dalam  rangka  melaksanakan  tertib  administrasi  perkara  dan  penyelenggaraan administrasi Pengadilan, maka Ketua Mahkamah Agung RI dengan suratnya bertanggal 24 Januari 1991 No. KMA/001/SK/1991 telah mengeluarkan ketentuan-ketentuan mengenai pola pembinaan dan pengendalian administrasi perkara yang disebut Pola Bindalmin (Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi). Pola Bindalmin  (Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi)  ini meliputi lima bidang , yaitu:

• Pola  prosedur  penyelenggaraan  administrasi perkara  tingkat  pertama,  banding, kasasi dan peninjauan kembali (PK)= Prosedur penerimaan perkara..
• Pola register perkara.
• Pola keuangan perkara
• Pola pelaporan perkara
• Pola kearsipan perkara. (untuk lengkapnya, lihat: Pedoman Pelaksanaan Tugas Dan            Administrasi Pengadilan, Buku II, halman 40- 62).

4. Pola Prosedur Penerimaan Perkara Pengadilan Agama

Pada  prinsipnya,  prosedur penerimaan perkara  di Pengadilan Agama  ditentukan dengan model unit,  yang disebut  Meja Meja Satu, Meja  Dua, Meja Tiga yang masing -masing unit mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri-sendiri tetapi berkaitan satu dengan yang lain. Pelaksanaan tugas unit-unit ini dilakukan oleh Sub Kepaniteraan Perkara di bawah pengamatan langsung Wakil Panitera.

Meja Satu. Pada pokoknya Meja Satu ini bertugas untuk:

• menerima  gugatan  dan  permohonan,  termasuk  permohonan  banding,  kasasi, PK, maupun  eksekusi,  dengan  catatan  bahwa  permohonan  verzet  tegen  verstek  tidak didaftar sebagai perkara baru, tetapi derden verzet didaftar sebagai perkara baru.
• menaksir beaya yang dituangkan dalam SKUM.
• Menyerahkan  surat  gugat/permohonan,  permohonan  banding,  kasasi,  PK,  maupun eksekusi,  yang  telah  dilengkapi  dengan  SKUM  kepada  yang  bersangkutan  agar membayar biaya panjar perkara kepada pemegang Kas
• Pemegang Kas (Kasir) adalah bagian dari meja pertama yang bertugas a.l.: = menerima dan membukukan uang panjar biaya perkara yang tercantum pada SKUM ke dalam jurnal keuangan yang bersangkutan (nomor jurnal sama dengan nomor perkara). v mengeluarkan dan  membukukan/mencatat  uang  biaya  administrasi  dan  biaya proses perkara v  seminggu sekali pemegang kas  harus menyerahkan uang hak-hak kepaniteraan kepada bendahara penerima untuk disetorkan ke Kas Negara, yang dicatat pada kolom 13 KI-PA8.
• Pencatatan masuk keluarnya uang perkara dalam buku induk keuangan dilakukan oleh Panitera atau staf yang ditunjuk. 

Meja Dua. Pada pokoknya Meja Dua ini bertugas untuk:

1. Mendaftar perkara yang masuk ke dalam buku register induk perkara perdata sesuai dengan  nomor  perkara  yang  tercantum  pada  SKUM/surat  gugatan/permohonan. Pendaftaran  perkara  baru  dapat  dilaksanakan  setelah  panjar  biaya  perkara  lunas  dibayar pada Pemegang Kas.
2. Mengisi kolom-  kolom  buku  register  dengan  tertib,  rapi,  teliti dan  cermat,  seperti misalnya tentang PHS, penundaan sidang, sebab penundaan sidang, amar putusan , PBT dsb.
3. Menyerahkan berkas perkara yang diterima yang telah dilengkapi formulir Penetapan Majelis Hakim (PMH) kepada Wakil Panitera untuk diteruskan kepada Ketua Pengadilan Agama (KPA).
4. Menyerahkan berkas perkara yang telah ditentukan majelis hakimnya kepada   Ketua Majelis Hakim yang ditunjuk disertai formulir Penetapan Hari Sidang (PHS).

Meja Tiga, secara garis besar bertugas:

1. Menyiapkan dan menyerahkan salinan putusan apabila ada permintaan dari para pihak.
2. Menerima dan memberikan tanda terima atas: memori/lontramemori banding, memori/  kontra memori kasasi, jawaban/tanggapan atas alasan PK.
3. Menyusun /menjahit/ mempersiapkan berkas (tugas pembundelan berkas)
4.  Mengatur giliran tugas jurusita/jurusita pengganti yang ditunjuk oleh Panitera.

Pola Register Perkara

Pencatatan perkara yang diterima dilakukan dalam buku register perkara yang terdiri dari :

1. Register Induk Perkara Gugatan
2. Register Induk Perkara Permohonan
3. Register Permohonan Banding
4. Register Permohonan Kasasi
5. Register Permohonan Peninjauan Kembali (PK)
6. Register Surat Kuasa Khusus
7. Register Penyitaan Barang Tidak Bergerak
8. Register Penyitaan Barang Bergerak
9. Register Eksekusi.
10. Register Akta Cerai
11. Register Permohonan Pembagian Harta Peninggalan di Luar Sengketa.

Pola Keuangan Perkara

Pembukuan keuangan perkara dilakukan dalam Buku Keuangan Perkara yang terdiri dari:

1. Jurnal Perkara Gugatan (KI-PA1/G)
2. Jurnal Perkara Permohonan (KI-PA1/P)
3. Jurnal Permohonan Banding (KI-PA2)
4. Jurnal Permohonan Kasasi   (KI-PA3)
5. Jurnal Permohonan PK   (KI-PA4)
6. Jurnal Permohonan Eksekusi   (KI-PA5)
7. Buku Induk Keuangan Perkara (KI-PA6)
8. Buku Keuangan Biaya Eksekusi (KI-PA7)
9. Buku Penerimaan Uang HHK (KI- PA8)

Pola Pelaporan Perkara

Laporan  tentang  keadaan  perkara,  keuangan  perkara,  dan  kegiatan  Hakim, dituangkan dalam bentuk-bentuk laporan sebagai berikut:

1. LI- PA1: Laporan Keadaan Perkara
2. LI- PA2: Laporan Perkara yang dimohonkan banding
3. LI- PA3: Laporan Perkara yang dimohonkan kasasi
4. LI- PA4: Laporan Perkara yang dimohonkan peninjauankembali
5. LI- PA5: Laporan Perkara yang dimohonkanm eksekusi
6. LI- PA6: Laporan tentang kegiatan Hakim.
7. LI- PA7: Laporan Keuangan Perkara
8. LI- PA8: Laporan Jenis Perkara

5. Pola Kearsipan Perkara

Dasar Hukum Kearsipan Perkara.

1. RBg pasal 711/ HIR pasal 383, yang menyatakan bahwa   segala putusan harusbselalu tersimpan  pada  arsip  Pengadilan  dan  tidak  boleh  dipindahkan,  terkecuali  dalam   keadaan dan dewngan cara yang ditentukan oleh peraturan perundang -undangan.
2. UU.No.7 Tahun1989  pasal  101,  yang  pada  pokoknya  menyatakan  bahwa  Panitera bertanggungjawab  terhadap  kearsipan  perkara  yang  harus  tersimpan  di  ruang kepaniteraan, serta tidak dapat dipindahkan kecuali atas izin KPA.
3. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI. No. KMA/004/II/1992, antara lain menyatakan bahwa  kepaniteraan  Pengadilan  Agama    mempunyai tugas  memberikan  pelayanan tehnis di bidang administrasi perkara dan administrasi peradilan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tugas kearsipan ini berdasarkan pasal 6. 9, 12, 15, dan 21 UU. No.7 Tahun 1989 menjadi tanggung jawab Sub Kepaniteraan Hukum.

Berkas Perkara Sebagai Arsip

Dilihat  dari segi kearsipan,  berkas  perkara  dikelompokkan  kepada  dua  macam, yakni: berkas perkara yang masih berjalan dan arsip berkas perkara.

Berkas perkara yang masih berjalan   adalah berkas perkara yang telah selesai 

diputus  oleh  Pengadilan  Agama  tetapi  masih  memerlukan  penyelesaian  administratif, misalnya karena dimohonkan banding, kasasi, peninjauan kembali (PK), atau dimohonkan eksekusi. Penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan ini menjadi tanggung jawab Panitera Muda Permohonan atau Panitera Muda Gugatan.

Arsip Berkas Perkara adalah berkas perkara yang telah mendapat penyelesaian secara tuntas,  dalam  arti telah BHT  dan tidak dimohonkan eksekusi atau telah selesai dieksekusi. Penyimpanan arsip berkas perkara ini menjadi tanggungjawab Panitera Muda  Hukum.

Prosedur Penerimaan Permohonan Banding Dan Kasasi

Karena  fokus  bahasan  kita  adalah  minutasi  dan  penyelesaian  berkas  perkara banding  dan  kasasi,  maka  perlu  dibahas  lebih  dahulu  prosedur  penerimaan  perkara banding dan kasasi.

Prosedur Penerimaan Permohonan Banding 

ditentukan antara  lain sebagai berikut:

• Diajukan dalam tenggang waktu banding, yaitu: 14 hari setelah putusan diucapkan            atau 14 hari setelah pemberitahuan isi putusan (PBT).
• Permohonan banding di luar tenggang waktu banding tetap dapat diterima, dan dicatat dengan membuat keterangan Panitera, bahwa permohonan banding telah         lampau.
• Pernyataan banding baru dapat diterima jika panjar biaya sebagaimana tercantum   dalam  SKUM  (ditentukan  oleh  Meja  Satu)  telah  lunas  dibayar.  Biaya  banding     mencakup: biaya pencatatan pernyataan banding, biaya banding yang ditentukan oleh KPTA, biaya pengiriman uang via bank/ kantor pos.,ongkos kirim berkas. biaya  pemberitahuan  (PBT)  yang  mencakup  biaya-biaya:  pemberitahuanakta  banding,  pemberitahuan  memori  banding,  pemberiahuan  kontra memori  banding,  biaya  inzage  bagi  pembanding,  biaya  inzage  bagi terbanding,   pemberitahuan   isi   putusan   banding   bagi   pembanding, pemberitahuan isi putusan banding bagi terbanding.
• Dalam  tempo  7  (tujuh)  hari,  permohonan  banding  tersebut  harus  disampaikan kepada pihak lawan.
• Setelah  biaya  panjar  lunas  dibayar,  maka  Pengadilan  wajib  membuat  akta pernyataan banding dan mencatat permohonan banding itu dalam Register Induk Perkara Gugatan/Permohonan dan Register Banding.
• Tanggal  penerimaan  memori  dan  kontra  memori  banding  harus  dicatat, dan  salinannya harus diberikan kepada pihak lawan dengan relaas.
• Memberi kesempatan kepada masing-masing pihak untuk memeriksa/ mempe-lajari   berkas  perkara (inzage)  yang  dituangkan  dalam  suatu  akta,  sebelum  berkas  perkara tersebut dikirimkan ke PTA.
• Dalam  tenggang  waktu            30  hari  sejak  permohonan  banding  diajukan,  berkas perkara yang terdiri dari Bundel A dan Bundel B harus sudah dikirimkan ke PTA.
• Biaya perkara banding untuk PTA harus dikirimkan melalui bank pemerintah atau Kantor  Pos,  dan  tanda  bukti  pengirimannya  harus  dikirim  bersamaan  dengn           pengiriman berkas perkara.

Prosedur  Penerimaan  Permohonan  Kasasi  ditentukan  antara  lain  sebagaiberikut:

• Diajukan dalam  tenggang waktu kasasi,  yaitu:  14 hari setelah putusan banding diucapkan atau 14 hari setelah pemberitahuan isi putusan banding (PBT ).
• Pernyataan kasasi baru dapat diterima jika panjar biaya sebagaimana tercantum         dalam  SKUM  (ditentukan  oleh  Meja  Satu)  telah  lunas  dibayar.  Biaya  kasasi      mencakup: biaya pencatatan pernyataan kasasi, biaya kasasi yang ditentukan oleh Ketua MARI, biaya pengiriman uang via bank, ongkos kirim berkas, biaya  pemberitahuan  (PBT)  yang  mencakup  biaya-biaya:  pemberitahuan pernyataankasasi,  pemberitahuan  memori  kasasi,  pemberiahuan  kontra    memori  kasasi,  pemberitahuan  isi  putusan  kasasi  kepada  pemohon, pemberitahuan isi putusan kasasi kepada termohon.
• Setelah  biaya  panjar  lunas  dibayar,  maka  Pengadilan  pada  hari  itu  juga  wajib membuat  akta  pernyataan  kasasi dan  mencatat  permohonan  kasasi itu  dalam Register Induk Perkara Gugatan/Permohonan dan Register Kasasi.
• Dalam tempo 7 (tujuh) hari, permohonan kasasi tersebut harus sudah   disampaikan  kepada pihak lawan.
• Memori kasasi,  selambat-lambatnya  dalam  waktu  14  hari    sesudah  pernyataan   kasasi, harus sudah diterima pada Kepaniteraan Pengadilan Agama.
• Panitera  wajib  memberikan  tanda  terima  atas  penerimaan  memori kasasi,  dandalam waktu selambat-lambatnya 30 hari, salinan  memori  kasasi  tersebutdisampaikan kepada pihak lawan.
• Selambat-lambatnya 14 hari setelah penyampaian memori kasasi, jawaban/ kontra      memori  harus  sudah  diterima  pada  Kepaniteraan  Pengadilan  Agama,  untuk       selanjutnya disampaikan kepada pihak lawan (pemohon kasasi)
• Dalam tenggang waktu 30 hari sejak permohonan kasasi diajukan, berkas perkara kasasi  yang  terdiri  dari  Bundel  A  dan  Bundel  B  harus  sudah  dikirimkan  ke Mahkamah Agung.
• Biaya perkara kasasi untuk Mahkamah Agung harus dikirimkan melalui BRI Cabang Veteran, Jl. Veteran Raya No.8, Jakarta Pusat dengn No. 31.46.0370.0   dan tanda         bukti pengirimannya harus dilampirkan dalam   berkas perkara tersebut.
• Fotocopy  relaas  pemberitahuan  putusan  Mahkamah  Agung  supaya  dikirim  ke    Mahkamah Agung.

F.  Pengelolaan Berkas Perkara

Pasal 101 UU.No.7 Tahun 1989 berbunyi:

1. Panitera bertanggungjawab atas pengurusan berkas perkara,penetapan ata putusan, dokumen,  akta,  buku daftar,  biaya  perkara,  uang titipan pihak  ke  tiga,  surat -surat berharga, barang bukti, dan surat-surat lain yang disimpan di Kepaniteraan.
2. Semua daftar, catatan risalah, berita acara, serta berkas perkara tidak boleh di bawa keluar dari dari ruangan Kepaniteraan , kecuali atas izin Ketua Pengadilan berdasarkan ketentuan undang-undang.
3. Tatacara pengeluaran surat asli, salinanatau turunan penetapan atau putusan, risalah, berita acara, akta, dan surat-surat lain di atur oleh Mahkamah Agung.

Ayat (1) di atas antara lain menegaskan bahwa Panitera adalah penanggung jawab pengelolaan berkas perkara, sedangkan ayat (2) menyatakan antara lain bahwa isi berkas perkara tersebut bersifat rahasia yang tidak boleh dibawa keluar dari ruang kepaniteraan kecuali atas izin KPA. Menurut penjelasan ayat ini pengertian tidak boleh dibawa keluar mencakup pengertian difotocopy atau disalin atau digandakan. Berkas  perkara  disusun dan dibundel berdasarkan urut  peristiwa,  dan dikelom -pokkan kepada dua berkas, yakni: Berkas A dan   B Berkas  A,  adalah berkas  yang merupakan himpunan surat-surat  yang disusun berdasakan urut peristiwa, dimulai dengan surat gugatan/permohonan, dan semua catatan kegiatan/proses  penyidangan/pemeriksaan perkara  , yang akan selalu disimpan sebagai arsip di Pengadilan Agama. Berkas A, terdiri dari:

• Surat gugatan/permohonan
• Penetapan Majelis Hakim (PMH)
• Penetapan Hari Sidang
• (Relas Panggilan (PGL).
• Berita Acara Sidang jawaban/replik/duplik:dimasukkan sebagi kesatuandengan Berita Acara).
• Surat Kuasa dari para pihak (jika memakai kuasa).
• Penetapan sita (CB/RB)
• Berita Acara Sita (CB/RB)
• Lampiran surat-surat yang diajukan para pihak (jika ada)
• Surat-surat bukti dari penggugat
• Surat-surat bukti dari tergugat.
• Tanggapan atas bukti tergugat oleh penggugat
• Tanggapan atas bukti penggugat oleh tergugat.
• .Berita acara pemeriksaan setempat (decente)
• .Gambar situasi.
• Surat-surat lainnya.

Berkas  B,  yang  berkaitan  dengan  adanya  permohonan  banding,  yang  pada akhirnya akan menjadi arsip berkas perkara pada PTA, merupakan himpunan surat -surat perkara  yang  diawali  dengan  permohonan  pernyataan  banding  serta  semua  kegiatan berkenaan dengan adany apermohonan banding tersebut, yang terdiri atas:

1. Salinan Putusan Pengadilan Agama.
2. Akta banding
3. Akta pemberitahuan banding.
4. Pemberitahuan penyerahan memori banding.
5. Pemberitahuan penyerahan kontramemori banding.
6. Pemberitahan  memberi  kesempatan  pihak -pihak  untuk  melihat,  membaca  dan    memeriksa berkas perkara (inzage).
7. Surat kuasa khusus (jika ada).
8. Tanda bukti pengiriman ongkos perkara banding.

Berkas B, yang berkaitan dengan adanya permohonan kasasi, yang pada akhirnya akan menjadi arsip berkas perkara pada Mahkamah Agung, merupakan himpunan surat -
surat perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan kasasi serta semua kegiatan berkenaan dengan adanya permohonan kasasi tersebut, yang terdiri atas:

1. Relas-relas pemberitahuan isi putusan banding.
2. Akta permohonan kasasi
3. Surat kuasa khusus dari pemohon kasasi (jika ada).
4. Memori  kasasi  (jika  ada)  atau  surat  keterangan  apabila  pemohon  kasasi  tidak mengajukan memori kasasi.
5. Tanda terima memori kasasi.
6. Relas pemberitahuan kasasi kepada pihak lawan.
7. Relas pemberitahuan memori kasasi kepada pihak lawan.
8. Kontra memori kasasi (jika ada)
9. Relas pemberitahuan kontra memori kasasi kepada pihak lawan
10. Pemberitahan  memberi  kesempatan  pihak-pihak  untuk  melihat,  membaca  dan memeriksa berkas perkara (inzage).
11. Salinan Putusan Pengadilan Agama (PA).
12. Salinan Putusan Pengadilan Tinggi Agama (PTA).
13. Tanda bukti setoranbiaya kasasi yang sah dari Bank.
14. Surat-surat lain (jika ada).

G.  Minutasi Berkas Perkara

Pengertian.  Kata minutasi berasal dari  kata minuut (bahasa  Belanda)  yang berarti:  surat  asal,  surat  asli.(Salma, 1986, Kamus Umum Lengkap Bahasa  Belanda -Indonesia, Indonesia Belanda; hal. 70). Yang dimaksud dalam hal ini adalah semua surat -surat asli yang diterima atau dibuat oleh Pengadilan selama proses penyelesaian perkara, seperti surat  penetapan  majelis  hakim,  penetapan  hari sidang,  surat -surat  panggilan, putusan-putusan  pengadilan  yang  akan  menjadi  arsip  perkara  danharus  disimpan  di pengadilan. Dengan demikian  „minutasi‟ berarti proses penyusunan berkas perkara sejak awal penyelesaian perkara sampai dapat dijadikan sebagai arsip perkara. Cara minutasi perkara:

1. Minutasi sebaiknya dilakukan secara berangsur-angsur sejak awal persidangan perkara, dengan cara urut peristiwa, bukan menurut kelompok.
2. Penanggung jawab minutasi adalah Hakim yang menyidangkan perkara tersebut, dan dilaksanakan oleh Panitera Pengganti yang bersidang.
3. Batas  akhir  minutasi  adalah 30  hari/  satu  bulan  setelah  persidangan  terakhir dilaksanakan, dan selanjutnya diserahkan kepada petugas di Meja Tiga.
4. Berita  acara  sidang harus  sudah selesai dibuat  dan diketik  rapi,  serta  telah selesai ditandatangani  sebelum  hari  sidang  berikutnya  dilaksanakan,ndalam  bentuk  tanya jawab dengan model iris talas atau balok.
5.  Panitera/Panitera Pengganti mengetik konsep putusan/penetapan berdasarkan bahan yang diberikan oleh Hakim, kemudian diserahkan kepada hakim (mulai hakim anggota) untuk diperiksa/diteliti. Setelah konsep putusan selesai diteliti, maka kemudian diketik ulang dengan teliti, rapi dan benar.
6. Berkas  disusun berdasarkan  URUT  PERISTIWA  dimulai dari surat  gugat,  SKUM  dan seterusnya, dan diakhiri dengan BAP yang berisi amar putusan, diberi sampul, DIJILID BENANG DAN DISEGEL. Jika waktu pembacaan putusan ada pihak yang tidak hadir, berkas/ bundel diakhir dengan PBT (pemberitahuan isi putusan).
7. Pelaksanaan ikrar talak merupakan bundel tersendiri, yang diawali dengan PHS dan diakhiri dengan BAP yang berisi amar penetapan hakim, atau PBT jika pihak isteri tidak hadir  ketika  ikrar  talak  dilaksanakan.  Juga  diberi  sampul,  DIJILID  BENANG  DAN DISEGEL.
8. Penyusunan berkas A maupun berkas B, baik untuk kepentingan banding atau kasasi atau PK hendaklah memperhatikan ketentuan tentang isi berkas sebagaimana tersebut di atas.

Tehnis Pembuatan Berita Acara Persidangan.

Berita  Acara  Persidangan   (BAP)  secara  tehnis  terdiri  dari  tiga  bagian: pendahuluan, isi dan penutup. Bagian pendahuluan berisi:

1. judul (Berita Acara Persidangan), nomor perkara dan sidang keberapa.
2. nama pengadilan yang menyidangkan, jenis perkara, hari dan tanggal persidangan dan tempat sidang.
3. Nama dan identitas pihak-pihak. Jika pihak meteriel di wakili kuasa hukumnya, maka        disebut dahulu pihak materielnya baru kuasa hukumnya.
4.  Susunan majelis dan panitera sidang.

Bagian isi merupakan bagian terpenting dari suatu berita acara, yang diawali sejak pernyataan Ketua Majelis yang menyatakan persidangan dinyatakan terbuka untuk umum dan diakhiri dengan pernyataan penundaan atau penutupan sidang. Dalam bagian isi dicatat seluruh dan semua jalannya pemeriksaan perkara dalam bentuk Tanya jawab. Beberapa hal yang perlu dicatat dalamhal ini ialah:

1. pernyataan sidang terbuka untuk umum.
2. Hadir tidaknya para pihak. Jika ada pihak yang tidak hadir, harus disebutkan apakah yang bersangkutan telah dipanggil dengan resmi dan patut.
3. perdamaian, kecuali dalam perkara voluntair.
4.  Pembacaan surat gugat/ permohonan.
5. Pernyataan  sidang  tertutup  untuk  umum   khusus  dalam   pemeriksaan  perkara perceraian dan pembatalan perkawinan  (pasal 68 (2), psl. 80 (2) UU.No. 7 Tahun 1989).
6. Jawaban tergugat, replik dan   duplik (jika diajukan secara tertulis, disatukan dengan BAP).
7. Alat-alat bukti dari masing-masing pihak.  (Dalam hal yang diajukan adalah alat buktitulis, jangan lupa mencatat   kegiatan hakim memeriksa keabsahan alat bukti tersebut dan mencocokkan dengan aslinya dan memberi tanda dengan kode P 1 dst. Atau T 1 dst.)
8. Isi kesimpulan pihak-pihak.
9. Penundaan sidang dan alasannya yang dinyatakan dalam sidang yang terbuka untuk umum( untuk apa ditunda).
10.  Musyawarah majelis. 
11. Putusan sela yang dibuat lengkap seperti putusan akhir, tetapi menyatu dengan BAP, dan  putusan  sela  tersebut  ditandatangani oleh  Hakim  Ketua,  Hakim  Anggota  dan panitera seidang. Putusan sela juga harus dibacakan dalam sidang yang terbuka untuk umum.
12. Pembacaan putusan.

Bagian Penutup. Bagian penutup mencatat hal-hal sebagai berikut:

1. pernyataan hakim Ketua bahwa persiangan telah selesai dan ditutup
2. jika  ada  pihak  yang  tidak  hadir,  dicatat  perintah  Hakim  Ketua  untuk  memangigil kembali pihak yang tidak hadir.
3. pada  BAP  sidang  terakhir,  mencatat  penjelasan  Hakim  Ketua  kepada  pihak-pihak tentang  maksud  isi  amar  dan  upaya  hukum  yang  dapat  ditempuh,  danperintah     melakukan pemberitahuan isi putusan jika ada pihakyang tidak hadir.
4. Nama dan tandatagan Hakim Ketua dan panitera sidang.

Tehnik Pengetikan BAP.

1. BAP  sebagai  akta  otentik  haruslah  dibuat  sesuai  dengan  ketentuan  perundang-undangan yang ada.
2. BAP diketik diatas kertas folio jenis HVS berat  60 mg/ 70 mg dengan menggunakan        huruf jenis pica (ukuran 10 point per inchi) atau jenis elite (ukuran 12 point per inchi).
3. Diketik dengan lebar margin kiri kurang lebih 5 cm, lebar margin kanan kurang lebh 1 cm atau 2 cm, dengan spasi satu setengah atau dua .
4. Disusun  dalam  bentuk  Tanya  jawab  dengan  model  iris  talas  atau  balok,  dengan       menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan efektif.
5. Tidak diperbolehkan menggunakan tipp ex atau sejenisnya. Kesalahan harus dicoretdan diketik ulang atau direnvoi.
6. Tiap halaman diberi nomor urut ditengah-tengah bagian atas kecuali halaman pertama

Tehnik Pengetikan Putusan.

1. Diketik di atas kertas folio jenis HVS berat 60 atau 70 mg, dengan lebar margin kanan kurang lebih 5 cm dan lebar margin kiri 1 atau 2 cm. Tidak boleh menggunakan kertas buram.
2. Tiap halaman berisi tidak boleh lebih dari 30 baris, dengan ketentuan margin atas danmargin bawah sama lebar.
3. Tiap halaman diberi nomor urut ditengah-tengah bagian atas kecuali halaman pertama.
4. Tulisan kata „PUTUSAN‟, „NOMOR‟, „TENTANG DUDUK PERKARA‟ , „TENTANG HUKUM‟, „ dan kata  „MENGADILI‟ diketik dengan huruf  kapital seluruhnya  dengan diberi garis bawah atau ditebalkan (di bold).
5. Alinea  baru baru masuk kuranglebih  7  (tujuh)  pukulan ketik dengan menggunakan  huruf berukuran 10 point per inchi atau 12 point per inchi.
6. Irah-irah  berbunyi      „BISMILLAHIRRAHMANIRRAHIM‟  dan          „DEMI  KEADILAN  BERDA- SARKAN   KETUHANAN YANG MAHA ESA‟ diketik ditengah - tengah dengan huruf kapitalseluruhnya berjarak dua kali dari spasi yang dipergunakan dari nomor putusan, begitu juga jarak kata “DEMI KEADILAN…” dari baris berikutnya.
7. Nama pihak-pihak diketik dengan huruf kapital seluruhnya, diberi garis bawah/ di bold/    ditebalkan, masuk kurangebih dua belas ketukan dari tepi kiri, dan dilanjutkan dengan   penyebutan identitasnya yang diketik dengan huruf kecil biasa.
8. Kata “KETUA”, “HAKIM ANGGOTA”, dan “PANITERA PENGGANTI” ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, begitu juga nama-namanya.
9. Perubahan/penambahan/kesalahan pengetikan, harus direnvoi dan diparaf oleh Hakim Ketua yang memutus dan panitera yang bersidang.
10. Di bawah renvoi diberi kata-kata: s.c (sah coret) atau s.t (sah tambah, atau s.g (sah ganti) dan diparaf oleh panitera sidang.
11. Putusan/  Penetapan yang sudah selesai diketik dan ditandatangani,  harus  disampul dan dijilid/disegel dengan rapi. Minutasi putusan ini harus sudah diselesaikan paling     lambat satu minggu atau dua minggu terhitung sejak putusan dijatuhkan.
12. Salinan Penetapan/ Salinan Putusan diparaf oleh Panitera Pengganti pada sisi sebelah kanan tulisan “PANITERA PENGADILAN AGAM” dan ditandatangani oleh Panitera, tidak boleh oleh Panitera Pengganti.
13. Setiap halaman salinan putusan/ penetapan dibubuhi stempel/cap pengadilan pada sisi kiri atas, kecuali pada halaman terakhir, stempel tersebut dibubuhkan pada sebelah kiri tanda tangan Panitera.